Quelques définitions

Les "archives"

Contrairement à l’association communément faite, les archives ne sont pas les « vieux » documents ; la définition légale des archives, que la France a été l’un des premiers états à poser en 1979, ne fait pas mention d’âge ou d’ancienneté, mais de conditions de production : « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » (code du patrimoine, article L. 211-1).

Les trois âges des archives

- les archives courantes : les documents sont utilisés quotidiennement par leur producteur ;

- les archives intermédiaires : les documents ne sont plus utilisés couramment, mais peuvent encore l’être, ou des délais de prescription ne sont pas encore atteints. Les documents doivent encore être intégralement conservés dans le service ;

- les archives historiques ou définitives. Les documents n’ont plus d’utilité administrative pour leur producteur, tous les délais de prescription légaux sont éteints ; à ce stade interviennent la sélection et le tri des documents, qui permettent d’éliminer ceux qui n’ont pas d’intérêt historique et de ne conserver, pour les verser dans le service public d’archives compétent, que les documents destinés à être conservés définitivement en raison de leur intérêt historique.

Les durées de ces trois âges sont très variables en fonction de la nature des documents. Elles sont déterminées par des instructions de tri et de conservation interministérielles, élaborées conjointement par la direction en charge des archives du ministère de la Culture et de la Communication et les ministères de tutelle des services producteurs concernés.

Visa (pour visa d’élimination d’archives publiques) 

Le « visa » est l’autorisation écrite de destruction d’archives publiques qu’accorde la personne chargée d’assurer le contrôle scientifique et technique de l’état sur les archives publiques, à savoir, localement, le directeur des archives départementales. Un service public souhaitant détruire des archives doit demander et obtenir ce visa avant de détruire les documents.

Cette procédure conjointe prévue par les lois et règlements vise à garantir que seuls des documents n’ayant plus d’utilité administrative (accord du producteur) et sans intérêt historique (accord du directeur des archives départementales) sont détruits.

Durée d’utilité administrative (ou DUA) 

C’est la durée pendant laquelle les archives doivent être intégralement conservées, soit parce qu’elles sont encore d’usage courant pour leur producteur, soit parce que les délais de recours ou de prescription ne sont pas encore atteints. Elle recouvre les deux premiers âges des archives (archives courantes et intermédiaires). Cette durée peut varier, selon les types de documents, de quinze jours à 90 ans, voire plusieurs centaines d’années pour les documents liés par exemple à l’exploitation minière. Indiquée dans les instructions de tri et de conservation, elle peut néanmoins varier en fonction des évolutions légales et réglementaires (par exemple, la réforme de la prescription en matière civile de 2007 a induit des changements dans les DUA fondées sur ces délais de prescription).


Verser aux archives départementales

Les services producteurs proposent aux archives départementales le versement des archives définitives à l’expiration de leur durée d’utilité administrative. Cette proposition prend la forme d’un bordereau de versement (code du patrimoine, article R. 212-16) décrivant les documents (producteurs, objet, action, types de documents, dates extrêmes) soumis aux archives départementales.

Chaque secteur d’activités est doté d’un référent qui examine la proposition et correspond avec le service versant pour l’aider en tant que de besoin dans la préparation des versements, en allant sur place procéder à une évaluation, en donnant des conseils méthodologiques sur la manière de procéder, de rédiger le bordereau de versement…

N’hésitez pas à nous contacter.

Pour en savoir plus :


Détruire des archives publiques

En droit français, les archives publiques appartiennent au domaine public de leur producteur (état, collectivité territoriale, établissement public…). À ce titre, elles sont inaliénables et imprescriptibles : elles ne peuvent être cédées, ni gratuitement ni à titre onéreux, et ce sans aucune limite de temps. Les détruire est cependant possible, mais la destruction est précisément encadrée par les textes : elle est soumise au double accord écrit du service producteur des documents, qui demande le visa d’élimination, et de la personne assurant le contrôle scientifique et technique de l’état sur les archives publiques dans l’aire géographique concernée.

La prescription de destruction dans une instruction interministérielle de tri et de conservation ne dispense pas du visa du directeur des archives départementales, qui peut, pour des raisons d’intérêt local, décider de conserver des documents dont la destruction est autorisée par les instructions nationales.

La destruction matérielle ne peut intervenir qu’après la signature du visa et doit obéir aux règles de confidentialité et de respect de l’imprescriptibilité des archives publiques.

La destruction accidentelle de documents (par inondation du local d’archives par exemple) ne peut pas faire l’objet d’un visa d’élimination, mais doit être signalée au directeur des archives départementales qui guidera le service dans les démarches à effectuer pour déclarer officiellement le sinistre et dégager la responsabilité du service concerné.

N’hésitez pas à nous contacter.

Pour en savoir plus :


Outils de gestion des archives

On distingue deux types d’outils :

  • les instructions de tri et de conservation nationales, qui édictent des principes généraux pour le tri et la conservation des archives produites par un service ou un type de services donné (les collectivités territoriales), ou dans le cadre d’une mission particulière (élections politiques postérieures à 1945, RMI,), ou par l’ensemble des services œuvrant dans un domaine d’activité (l’enseignement, le contrôle sanitaire de l’alimentation) ;
  • les tableaux de gestion ou chartes d’archivage, qui sont définis localement, en fonction de l’organisation et de l’activité d’un service et détaillent, action par action, sa production documentaire et les DUA et sorts finaux de chaque type de document produit.

Consulter les instructions de tri en vigueur  



Gérer ses archives : un enjeu d’efficacité et d’économies

Pour les services producteurs, il est important de ne pas se laisser envahir par une masse inutile et ingérable.

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Vos contacts aux archives départementales de l’Aveyron

Les archives départementales de l’Aveyron ont choisi volontairement d’organiser la collecte et le traitement des fonds par grand domaine d’activité, dans un souci d’efficacité.

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