Le président de l’exécutif d’une collectivité ou d’un groupement de collectivités est responsable des archives de la commune ou d'une structure intercommunale, au même titre que des bâtiments communaux ou communautaires par exemple. Il doit veiller à leur conservation, avec le conseil du directeur des archives départementales en tant que de besoin, et sous le contrôle que celui-ci exerce par délégation du préfet.

En particulier, à chaque élection municipale, un récolement des archives de la commune et un procès-verbal de transfert de responsabilité doivent être établis et contresignés par le maire sortant et le nouveau maire, puis envoyés au directeur des archives départementales.

Les destructions d’archives communales ou intercommunales sont soumises au visa écrit du directeur des archives départementales.