La définition des archives dans le Code du patrimoine ne fait aucune distinction de forme, de support ni d’« âge » entre les documents.
Ainsi, tous les documents numériques, que vous produisez au quotidien dans votre travail (documents bureautiques, messages électroniques, documents audiovisuels, bases de données contenues dans des logiciels métier, etc.), sont des archives publiques.
L’archivage de documents numériques est comparable à l’archivage de documents papier : seuls les formats et les supports des documents changent.
L’archivage électronique consiste donc en la gestion du cycle de vie :

• des documents créés sous format numérique dès leur origine. Ils sont alors dits « nativement numériques » : c’est le cas par exemple des fichiers bureautiques ou des mails, mais aussi des données enregistrées dans des logiciels métiers ;
• des documents initialement au format papier qui ont été numérisés.

La gestion du cycle de vie de ces documents et données s'applique :

• depuis leur création et leur enregistrement dans une arborescence bureautique par exemple ou bien dans un logiciel métier ;
• lors de leur validation ou de leur signature électronique ;
• pendant toute la période de temps au cours de laquelle un agent les utilise pour son travail ;
• jusqu’à leur archivage définitif dans un « magasin » d’archives spécialisé pour les archives électroniques, ce que l'on appelle un système d'archivage électronique (SAE).