Le dépôt

C'est l'opération matérielle et administrative consistant à transférer la responsabilité de documents d'un service producteur aux Archives départementales. Ce transfert est matérialisé par un document (bordereau de dépôt ou convention de dépôt) signé à la fois par le Maire et par la Directrice des Archives départementales.

• Pour les communes de moins de 2 000 habitants, il est prescrit un dépôt obligatoire des archives communales anciennes aux Archives départementales (Code du patrimoine, art. L 212-11), à l'expiration d'un délai de 120 ans pour les registres de l'état civil et de 50 ans pour les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif.

• Pour les communes de plus de 2 000 habitants et les structures intercommunales, ce dépôt est facultatif et doit donner lieu à la signature d’une convention de dépôt.  

La demande d'élimination

A l’issue de la durée d’utilité administrative des documents, un bordereau de demande d’élimination (ou visa d'élimination) doit être complété par le service producteur puis validé par la Directrice des Archives départementales. La destruction matérielle ne peut intervenir qu’après la signature du bordereau et doit obéir aux règles de confidentialité et de respect de l’imprescriptibilité des archives publiques.

• Toute élimination opérée sans le visa préalable des Archives départementales constitue un délit puni d'une peine d’emprisonnement et d’une amende (jusqu’à 10 ans de prison et 150000 euros d’amende).

• La prescription de destruction dans une instruction interministérielle de tri et de conservation ne dispense pas du visa de la Directrice des Archives départementales, qui peut, pour des raisons d’intérêt local, décider de conserver des documents dont la destruction est autorisée par les instructions nationales.

• La destruction accidentelle de documents (par inondation du local d’archives par exemple) ne peut pas faire l’objet d’un visa d’élimination, mais doit être signalée aux Archives départementales qui guideront la commune ou la structure intercommunale dans les démarches à effectuer pour déclarer officiellement le sinistre et dégager la responsabilité du service concerné. Toute soustraction ou destruction volontaire de documents (vol, vandalisme) doit également impérativement être signalée aux Archives départementales.