Les Archives départementales peuvent vous apporter leur assistance technique pour aménager un local d’archives, expertiser une situation d’arriéré, vous donner des conseils sur la méthode à mettre en œuvre pour résorber un arriéré et/ou organiser votre futur pré-archivage.

• Les archives doivent être conservées dans des locaux adaptés : la salle d’archives doit être équipée de rayonnages, à l’abri de la lumière naturelle, protégée des risques d’inondation et de fuites (pas de canalisations), d’incendie (mise en place de détecteurs) et de vol (local sécurisé et fermé à clé). La température et l’hygrométrie doivent être stables, un système d’aération et un mode de chauffage doivent être présent. Les caves et les greniers doivent être évités.

• Une bonne gestion des archives entraine des gains substantiels de temps en permettant de retrouver facilement les informations ou le document dont on a besoin mais aussi des gains d'espace tant dans les locaux de la collectivité que sur leurs serveurs informatiques. L’archivage régulier permet de ne pas se laisser envahir par une masse inutile et ingérable.

Il est indispensable de penser à l’archivage dès la création des dossiers en veillant à bien identifier les boîtes avec un intitulé précis et les dates extrêmes.
Les dossiers à conserver définitivement et les dossiers à éliminer à l’issue de leur durée d'utilité administrative (DUA) doivent être rangés à part. L’année de l’élimination doit être indiquée sur les boîtes à éliminer afin de repérer rapidement les dossiers qui doivent faire l’objet d’une élimination et faciliter ainsi la rédaction du bordereau.

Les communes et EPCI adhérents au Centre de gestion de la fonction publique territoriale de l’Aveyron, peuvent faire appel au service archivage du Centre de gestion pour le traitement de leurs archives (tri, classement, rédaction de bordereaux d’élimination). Il s’agit d’une prestation payante.