Pour procéder au transfert des archives, il est impératif que l’étude prépare son versement en respectant les consignes suivantes :

• Préparer matériellement le versement en classant les minutes par résidence et par notaire suivant un ordre chronologique et en versant les répertoires correspondant aux minutes. Numéroter ensuite de 1 à n au crayon à papier les registres par notaire et par ordre chronologique avec une cote provisoire qui sera à reporter sur un marque page inséré à l’intérieur de chaque registre ou boîte ainsi que sur le bordereau de versement.
• Rédiger le bordereau de versement : une ligne doit être complétée pour chaque registre. Les colonnes doivent être systématiquement renseignées. Si des documents présentent des moisissures, sont humides ou comportent toute autre trace d’altération, il est essentiel de l’indiquer dans le bordereau de versement. Ce bordereau doit également s’accompagner du dossier technique amiante du lieu de stockage des archives.
• Organiser le transfert des registres : une fois ce travail réalisé, une date est fixée conjointement entre l’étude et les Archives départementales pour réaliser le transfert des documents. Le transport est à la charge de l’étude notariale sauf situation exceptionnelle. Le service Collecte réceptionne et pointe l’ensemble des registres ou boîtes. Le bordereau de versement est alors visé et un exemplaire est retourné à l’étude.