Les archives publiques sont tous les documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des personnes de droit privé chargées d’une mission de service public.

• En droit français, les archives publiques appartiennent au domaine public. À ce titre, elles sont inaliénables et imprescriptibles : elles ne peuvent être cédées, ni gratuitement ni à titre onéreux, et ce sans aucune limite de temps. Les détruire est cependant possible, mais la destruction est précisément encadrée par les textes : elle est soumise au double accord écrit, du service producteur des documents qui demande le visa d’élimination, et de la personne assurant le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques dans l’aire géographique concernée. Ce contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques produites dans le département est exercé par la Directrice des Archives départementales.

• Les Archives départementales ont également un rôle de conseil pour les administrations et établissements publics de l’Aveyron afin d’aider les services à gérer leur archivage tant papier que électronique, à identifier la durée d’utilité administrative des documents produits (durée pendant laquelle ils doivent être conservés en raison de leur utilité pour le service ou de délais de recours ou de prescriptions) et le sort final à l’issue de celle-ci.

Règlementation

• Règles d'archivage des documents produits par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales
• Durée d'utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs
• Cycle de vie des documents issus des marchés publics