Les archives produites ou reçues par les communes et les structures intercommunales sont des archives publiques (art. L 211-4 du code du patrimoine) et, à ce titre, elles sont inaliénables et imprescriptibles : elles ne peuvent être cédées, ni gratuitement ni à titre onéreux, et ce sans aucune limite de temps. Les détruire est cependant possible, mais la destruction est précisément encadrée par les textes : elle est soumise au double accord écrit du service producteur des documents, qui demande le visa d’élimination, et de la personne assurant le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques dans l’aire géographique concernée. Ce contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques produites dans le département est exercé par la Directrice des Archives départementales. 

Les Archives départementales ont un rôle de conseil pour les communes et structures intercommunales de l’Aveyron afin de les aider à gérer leur archivage tant papier que numérique, à identifier la durée d’utilité administrative des documents produits (durée pendant laquelle ils doivent être conservés en raison de leur utilité pour le service ou de délais de recours ou de prescriptions) et le sort final à l’issue de celle-ci.

Selon les dispositions des articles L 212-6 et L 212-6-1 du Code du Patrimoine, les communes et EPCI sont propriétaires de leurs archives et doivent en assurer la conservation et la mise en valeur.

• Conscient de la charge que représente la conservation et la communication des archives anciennes, le législateur a prévu que les communes de moins de 2 000 habitants déposent leurs archives anciennes aux Archives départementales. La commune reste cependant propriétaire de ses archives.

• Les communes de plus de 2 000 habitants et les groupements de communes peuvent, selon leur choix, soit conserver eux-mêmes leurs archives, soit les confier, par convention, aux Archives départementales. Ce dépôt peut être prescrit d’office par le Préfet si les conditions de conservation des documents en mairie ne sont pas satisfaisantes.

Dans tous les cas, la Directrice des Archives départementales exerce le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des communes et structures intercommunales. Ce contrôle concerne les conditions matérielles de conservation (qualité du local, accès du public), le classement, la qualité des instruments de recherche, les conditions d’accès et de communication au public.

Le président de l’exécutif d’une collectivité ou d’un groupement de collectivités est responsable des archives de la commune ou de la structure intercommunale, au même titre que des bâtiments communaux ou communautaires par exemple. Il doit veiller à leur conservation, avec le conseil de la Directrice des Archives départementales en tant que de besoin, et sous le contrôle que celle-ci exerce par délégation du Préfet.

En particulier, à chaque élection municipale, un récolement des archives de la commune et un procès-verbal de transfert de responsabilité doivent être établis et contresignés par le maire sortant et le nouveau maire, puis envoyés à la Directrice des Archives départementales.

Règlementation

• Règles d'archivage pour les communes et structure intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques
• Règles d'archivage des documents relatifs aux élections politiques
• Règles d'archivage des documents produits par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales
• Durée d'utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs
• Cycle de vie des documents issus des marchés publics